Desde listas de residentes hasta cámaras de seguridad y registros de visitas, las comunidades administran diariamente información personal. Con la entrada en vigencia de la Ley N° 21.719, la forma de recopilar, almacenar y compartir esos datos deberá ajustarse a nuevas exigencias.

El funcionamiento de un edificio o condominio depende de información personal. Nombres, teléfonos, correos electrónicos, patentes de vehículos, imágenes de cámaras de seguridad, registros de visitas e incluso antecedentes relacionados con gastos comunes forman parte de la administración cotidiana de cualquier comunidad.

Durante años, muchas de estas prácticas se realizaron por costumbre. Sin embargo, la entrada en vigencia de la Ley N° 21.719 sobre Protección y Tratamiento de los Datos Personales obliga a que todas las organizaciones que administran información de personas —incluidas las comunidades y sus administraciones— adopten estándares más exigentes respecto del tratamiento de esos datos.

Aunque muchas veces no se perciba así, una comunidad recopila y utiliza una importante cantidad de información personal para su funcionamiento diario. Algunos ejemplos son:

Toda esta información debe ser tratada con criterios de seguridad, confidencialidad y uso responsable.

1. Definir quién puede acceder a la información

No toda la información debe estar disponible para cualquier persona. Administradores, comités de administración y conserjes deberían contar con distintos niveles de acceso según las funciones que desempeñan, evitando compartir bases de datos completas sin una necesidad justificada.

2. Revisar dónde se almacenan los datos

Todavía existen comunidades que mantienen información en computadores personales, planillas o aplicaciones de mensajería. Centralizar esos antecedentes en plataformas diseñadas para la administración de condominios permite mejorar el control, la seguridad y la disponibilidad de la información.

3. Cuidar la forma en que se comparte la información

Publicar listados con datos personales en espacios comunes, enviar correos masivos mostrando todas las direcciones electrónicas o difundir antecedentes financieros de residentes son prácticas que conviene revisar bajo el nuevo marco normativo.

4. Establecer criterios para el uso de cámaras de seguridad

Las grabaciones de cámaras también contienen datos personales. Por ello, es recomendable que cada comunidad defina quién puede acceder a las imágenes, cuánto tiempo se almacenan y bajo qué circunstancias pueden ser revisadas o entregadas.

5. Contar con protocolos frente a incidentes

Así como existen planes para enfrentar incendios o sismos, también resulta recomendable establecer procedimientos para actuar frente a pérdidas de información, accesos no autorizados o eventuales filtraciones de datos.

La entrada en vigencia de la Ley N° 21.719 plantea un desafío que va más allá del cumplimiento normativo: obliga a las comunidades a revisar cómo administran, almacenan y protegen la información personal de propietarios, residentes, visitas y proveedores.

En ese escenario, contar con una plataforma especializada puede marcar una diferencia importante. Edifito permite centralizar la información de la comunidad en un entorno digital seguro, administrar distintos niveles de acceso según el rol de cada usuario, mantener documentos organizados y reducir la circulación de datos sensibles a través de canales menos seguros, como correos electrónicos, aplicaciones de mensajería o archivos físicos.

Asimismo, la digitalización facilita la trazabilidad de la información y contribuye a una gestión más ordenada y alineada con las nuevas exigencias en materia de protección de datos personales.

Porque proteger la información de las personas no solo responde a una obligación legal, sino que también fortalece la confianza, la transparencia y una administración más responsable dentro de las comunidades.