En los tiempos que corren, realizar la labor de administrador o administradora de un edificio no es tarea fácil. Porque no se trata de recomendar a una persona amiga o cercana al Comité de Administración, que tenga tiempo y ganas. Hoy en día, el trabajo de administrar un edificio o condominio se ha profesionalizado muchísimo, sobre porque tiene a su haber no sólo responsabilidades financieras, sino también porque se encarga de resolver problemáticas de convivencia entre los habitantes, y de recursos humanos respecto al personal.

En esta lógica, cambiar a un administrador de un edificio, sea por las razones que sean, es una tarea fundamental, ya que se requiere tener claros los requisitos para cumplir con este cargo de responsabilidad.

Razones para el cambio

Lo primero que hay que tener presente son las razones por las cuales se hace necesario cambiar la administración: Algunos de estos motivos son:

  • Se preocupa solamente de los gastos comunes y no del resto de tareas solicitadas por la comunidad.
  • No contesta correos, mensajes o llamadas.
  • Comienzan a fallar temas de mantención en elementos necesarios como ascensores, bombas de agua u otros bienes comunes.
  • No avanza en proyectos para la comunidad que han quedado estipulados en asambleas.
  • No hay claridad en los recursos con que cuenta el edificio o condominio.
  • Pierde la credibilidad y/o confianza del Comité de Administración o de la Asamblea de Copropietarios.

Cómo cambiar entonces la administración: Paso a paso

Llegamos a un punto entonces definitorio. Porque si el Comité de Administración evalúa las razones por las cuales desea cambiar la administración, analizando todas las situaciones, y decide cambiar la administración, existen dos formas de hacer este cambio:  mediante acuerdo de Asamblea de Copropietarios o a través del simple acuerdo del Comité de Administración.

En caso de que la contratación de la administración fue un acuerdo de la Asamblea de Copropietarios, es la misma asamblea la que debe acordar su destitución. Pero si fue el Comité de Administración quien acordó su contratación, se tendrá que pedir la destitución a través de un acuerdo del mismo Comité o la Asamblea.

Estos acuerdos se deben notificar por medio de algún medio escrito a la administración. No se requiere de mayor formalidad que la notificación, sin embargo, se recomienda protocolizar estos acuerdos en un acta en una notaría pública.

Por otro lado, es necesario saber si el administrador posee firma ante instituciones bancarias, o si las firmas del Comité de Administración están debidamente inscritas. En caso de que sí cuente con facultades, es necesario tramitar la revocación de estas en la institución bancaria.

Proceso para la desvinculación

  • No se necesita hacer más trámites que darle aviso por escrito, que tu comunidad ya no usará sus servicios, puede ser una carta, o un correo electrónico.
  • En conjunto con la notificación, se le debe dar un plazo para que este haga entrega de la información de la comunidad.
  • Se recomienda iniciar paralelamente una auditoría, para que el nuevo administrador pueda empezar con las cuentas claras y lo más ordenado posible, además que esto ayudará en el traspaso de la documentación.
  • Si el banco necesita la firma del administrador para operar, necesitas un acta donde se le entregan estos poderes al nuevo administrador, ésta debe ser reducida a escritura pública en una notaría pública para ser enviada al banco. Este proceso normalmente puede llevar una semana si se hace rápido, dos es lo normal.
  • Si usas algún software para los gastos comunes, no olvides crear la cuenta nueva de administrador, o traspasar la que usaba el anterior.
  • Con esto, el nuevo administrador debería estar operando y gestionando tu comunidad.