Aunque quizás la palabra “fiscalización” suene compleja, el hecho es que es una buena oportunidad para que administradores de edificios y condominios muestren que su labor ha sido ordenada, responsable y transparente. Por lo mismo, se hace fundamental que tanto administradores como el comité de administración, conozcan en detalle cómo se realizan estas fiscalizaciones, quiénes las realizan y qué documentación debe estar al día al momento de revisar el detalle de la gestión administrativa.
Cabe destacar que anualmente, en Chile se manejan más de 25 millones de dólares anuales en gastos comunes, por ende, es fundamental que los administradores que destinan y manejan estos dineros tengan las capacidades y herramientas para hacer de la mejor manera su trabajo.
¿Quién fiscaliza a los administradores?
La primera entidad que está a cargo de fiscalizar la labor de los administradores es el comité de administración, siendo el instrumento de fiscalización interno del que dispone la comunidad, ya que el administrador está obligado a rendir cuenta cada vez que se lo soliciten y se mantendrá en el cargo mientras mantenga su confianza.
En efecto, el su artículo 23 la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, se determina la obligación del administrador de rendir cuentas documentadas de su administración:
- En las fechas fijadas por la comunidad o en la asamblea ordinaria anual.
- Al entregar su cargo, al término de su gestión.
- Cuando la asamblea de copropietarios lo solicite.
- Cada vez que el comité de administración se lo pida.
¿Qué debe tener al día un administrador a la hora de una auditoria?
Es importante entender que la fiscalización es una oportunidad para los administradores, quienes pueden mostrar que su labor ha sido transparente e idónea en cuanto al manejo financiero del edificio o condominio. Para ello, a la hora de recibir el llamado, el administrador debe contar con la siguiente documentación al día:
- Libros contables: libro de ingresos y egresos, además de libro de flujo de caja.
- Informes con contabilidad a auditar perfectamente cerrada.
- Conciliaciones bancarias.
- Boletas de compraventa.
- Boletas de honorarios.
- Facturas de servicios colectivos del periodo en estudio.
- Recibos por cobranzas.
- Contratos de trabajo, tanto de empleados dependientes como de servicios profesionales prestados con boleta de honorarios.
- Certificaciones de pago de las cotizaciones previsionales de los trabajadores.
- Liquidaciones de nómina.
- Registro de los deudores morosos, individualizados con nombre, monto adeudado y antigüedad de la deuda.
- Contratos de mantenimiento de bienes comunes.
- Pólizas de seguros de incendio y demás contratados.
- Extractos del Fondo de Reserva.
- Facturas de compra y venta.
- Certificaciones de impuestos y retenciones pagados, cuando haya lugar a ello.
- Relación de las obras y trabajos de mantención efectuados durante el periodo a auditar.
¿Cómo lograr una gestión transparente?
Una de las maneras en que una gestión puede ser perfectamente eficaz y transparente, es ocupando la plataforma de administración online Edifito.com. Con esta herramienta, facilitadora de gestión administrativa, los administradores pueden, entre otras múltiples funciones:
- Ingresar todas las cuentas, facturas, boletas de la comunidad para incluir en el gasto común, cargar al fondo de reserva o cobro individual.
- Publicar imágenes de facturas para que el comité de administración, propietarios y residentes tengan acceso a ellas.
- Registrar ingresos por concepto de gastos comunes y extraordinarios.
- Notificar con comprobantes de ingreso a través de correo a copropietarios y residentes.
Además, el software de Edifito le permitirá a los administradores registrar cobros de los servicios individuales para sus copropietarios: seguros, agua caliente, calefacción entre otros.
Por otro lado, respecto a ítem de Remuneraciones, la plataforma permite generar un completo sistema de remuneraciones; calcular de horas extras y descuentos en forma automática; acceder a liquidación de sueldo; y contar con el libro de remuneraciones.
Respecto a los Informes, Edifito.com entrega la posibilidad de generar de forma automática más de 20 informes; informar sobre cobros y pagos; acceder a informes históricos de la comunidad e individuales; y generar informes consolidados, entre otros.
Es así como queda demostrado que la tecnología es una aliada a la hora de administrar edificios y condominios, y que una fiscalización puede ser un acto de revisión donde todo esté en orden, aprovechando estas herramientas que el mundo digital entrega.
