Dentro del complejo universo de la administración de condominios, los administradores se enfrentan a una serie de desafíos diarios que exigen habilidades multifacéticas y conocimientos tanto legales como generales, abarcando desde la Ley de Copropiedad 21.442, que los rige hasta otras normativas relacionadas con esta labor. Es en este sentido nos surge una pregunta interesante: ¿Es tan sencillo como parece administrar un condominio?

Es fundamental comprender que la labor de un administrador va más allá de la gestión del gasto común. Implica una amplia gama de responsabilidades, que abarca desde la gestión del recurso humano hasta establecer relaciones con diversas entidades gubernamentales y públicas para asegurar el cumplimiento de las regulaciones. Entre estas entidades se incluyen la Superintendencia de Electricidad y Combustibles (SEC), las Municipalidades, el Servicio de Impuestos Internos (SII), la Superintendencia de Servicios Sanitarios (SISS) y el juzgado de policía local, entre otros.

Como señala Don Juan Carlos Ortúzar, un experimentado administrador, dice: “nuestra labor no es tarea fácil, ni siquiera para los más experimentados en el campo. Nos enfrentamos a una variedad de situaciones. Desde disputas con los residentes hasta asumir roles de apoyo y orientación para nuestro personal, como, por ejemplo, los conserjes, quienes pueden enfrentar dificultades tanto laborales como personales en su día a día.” Por lo cual, es esencial estar al tanto de las leyes y normativas internas, así como contar con la capacidad de comunicarse efectivamente con todos los involucrados.

Además, debemos abordar la gestión de la morosidad de algunos propietarios, lo que a menudo requiere habilidades de negociación y comprensión de las circunstancias individuales de cada caso. Es crucial establecer un plan de acción claro y utilizar las herramientas disponibles para garantizar el seguimiento de la deuda, evitando así conflictos que puedan obstaculizar nuestros compromisos internos.

En este sentido, Ortúzar menciona: “Es fundamental que los residentes y copropietarios comprendan que un condominio debe operar como una empresa, y esto conlleva responsabilidades importantes. Desde la contratación de personal, el pago de remuneraciones, el manejo de las finanzas hasta la toma de decisiones oportunas para el buen funcionamiento del mismo”

Entonces, ¿es sencillo administrar un condominio? Según lo que hemos mencionado, definitivamente no lo es. Al igual que ocurre con cualquier otra profesión en el mercado, la gestión de condominios conlleva sus propios retos. Por ello, es esencial enfocarse en el desarrollo de la inteligencia emocional, así como en el fortalecimiento de habilidades interpersonales y el compromiso continuo con el aprendizaje y la actualización legal.

Anteriormente, hablamos de algunos de los desafíos que puede enfrentar un administrador en su labor. Pero también queremos compartir algunas ideas para mantener un ambiente de trabajo positivo y evitar situaciones estresantes. Aquí te dejamos algunas sugerencias:

Hoy en día, existen varios softwares que automatizan la gestión de edificios y condominios. Mientras muchos se enfocan en usuarios específicos, en Edifito buscamos un equilibrio, conectando todos los roles para centralizar datos conforme a la Ley de Copropiedad 21.442. Ofreciendo herramientas para simplificar el trabajo:

En cuanto a la gestión del personal y aspectos legales laborales, mantenemos disponibles y actualizados módulos con información relacionada a las declaraciones juradas. Puedes realizar la carga del libro de remuneraciones electrónico a la Dirección del Trabajo (DT), además trabajamos con todos los indicadores Previred actualizados. Proporcionamos herramientas para cumplir con las exigencias legales, tales como:

También ofrecemos formatos estándar, como contratos y finiquitos, así como una variedad de informes, entre los que se incluyen anexos y desgloses de las leyes sociales, colillas de pago del trabajador, además del libro de remuneraciones.

Por otro lado, en lo que respecta a los gastos comunes y al control de la morosidad, aspectos que requieren especial sensibilidad. Con nuestro módulo de gasto común, podrás generarlo fácilmente y acceder a funciones valiosas, tales como:

Pero no solo los módulos mejoran tu gestión, también contamos con otros informes que te ahorrarán muchas horas de trabajo. Entre ellos se encuentran el consolidado del gasto común general, el consolidado de cobros vs pagos y el informe de los gastos proyectados versus los reales.

Por último, pero no menos importante, debemos abordar el tema de la contabilidad, el cual podría ser objeto de un artículo completo. En este caso, nos enfocaremos en nuestro módulo de banco y específicamente en la conciliación, donde Edifito marca la diferencia al simplificar este proceso que consume largas horas de trabajo administrativo. Además de su conexión directa con tu banco, desde nuestra plataforma podemos identificar el origen y la asignación de cada cuenta. Estas funciones no solo agilizan tus labores administrativas, sino que también te permiten ahorrar tiempo valioso.

Contar con un software como Edifito ayuda a mantener el control de todos los aspectos importantes en la Administración de Edificios y Condominios, además de mejorar la labor tan importante que desempeñan los administradores para mejorar la calidad de vida de muchas personas. Es fundamental tener un líder que pueda guiar las diferentes opiniones y puntos de vista en la convivencia dentro de un condominio.