Una de las mayores preocupaciones de condominios es elegir una buena organización para realizar sus servicios de administración de edificios. Sin embargo, muchos copropietarios todavía tienen muchas dudas con respecto a las funciones que deben cumplir.
Acá te contamos 10 preguntas que deberías responder con respecto a los servicios de administración de edificios:
1. ¿Qué es un administrador de edificios?
Lo primero es lo más básico y tiene relación con qué rol cumple este organismo. De acuerdo a la ley 19.537 de copropiedad un administrador de edificios es “la persona natural o jurídica designada por los copropietarios para cumplir labores de administración del condominio, conforme a la presente ley, a su reglamento y al reglamento de copropiedad”.
Es decir, es la persona u organización encargada de que el edificio y la comunidad funcione, con diferentes tareas que van desde la recaudación de los gastos comunes, hasta la citación y presentación de asambleas para tratar temas de interés para los copropietarios.
2. ¿Quiénes pueden cumplir este rol?
Según la ley 19.537, los servicios de administración de edificios puede ser realizadas por una persona natural o jurídica. Dentro de los criterios para elegir a este responsable, generalmente se toma en cuenta que sean profesionales con especialización en administración de edificios y condominios, y que sean personas sociables con capacidad de liderazgo. Aunque no hay requisitos académicos para desarrollar la función, se recomienda que esta persona tenga estudios o experiencia en áreas afines como la administración de empresas, derecho o ingeniería.
3. ¿Cómo se nombra un administrador?
El nombramiento de estos encargados se realiza en la asamblea de copropietarios, y debe constar en el acta de la reunión donde se llegó a este acuerdo. Además, debe reducirse a escritura pública por la persona autorizada para este rol o por cualquier miembro del comité de administración.
Paralelamente, también es necesario guardar una copia autorizada en los archivos que maneje la administración de propiedades del edificio.
4. ¿Cuánto dura el cargo de administrador del edificio?
Según la ley de copropiedad, el cargo de administrador dura por el tiempo que haya determinado previamente la asamblea de copropietarios, o hasta que acabe el periodo que ellos designen al elegir a este responsable.
5. ¿Cuáles son las funciones del administrador de edificios?
De acuerdo a la legislación vigente, el administrador debe conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral; hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad (incluyendo pago de sueldos y gastos comunes, por ejemplo); ser responsable de que se ejecuten los protocolos necesarios para mantener la seguridad del condominio o edificio; velar porque los trabajadores realicen sus funciones y cumplan con sus responsabilidades con la comunidad; realizar las tareas de mantención del condominio, incluyendo eventualidades; mantener la coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios; resolver o responder a inquietudes y prioridades que tenga el comité de administración, rendir cuentas ante los copropietarios durante su contrato y al final de sus funciones con la comunidad; y finalmente, llevar a cabo un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad.
Puedes ver más detalles en nuestro post Funciones del Administrador de Edificios y Condominios
6. ¿Qué pasa si la administración no cumple sus funciones?
Según el art. 23 del título II de la ley de copropiedad, una opción ante este escenario es desvincular al administrador de sus funciones por no cumplir con sus tareas o con lo establecido en el reglamento de la comunidad.
Por otro lado, de acuerdo al art 22 del título II de la ley de copropiedad, también es posible desvincular a este encargado cuando el comité de administración asegure que ha perdido su confianza.
Estas medidas dependen del tipo de contrato que se establezca con el administrador del edificio, un documento que suele ser del tipo prestación de servicio.
7. ¿Cuál es la responsabilidad de la administración ante un robo?
La legislación vigente establece que una de las funciones de la administración del edificio es, precisamente, conocer y mantener todos los protocolos de seguridad que requiera la comunidad. Paralelamente, este responsable debe contratar a personal capacitado para los roles de conserjería, quienes deben realizar el curso OS10, precisamente para estar capacitados ante robos o el control de entrada a los departamentos o los espacios comunes de la comunidad.
Puedes aprender más sobre este tema en nuestro post Qué responsabilidad tiene la administración frente a un robo en el condominio
8. ¿Qué problemas pueden entorpecer las labores de los administradores?
Algunas de las mayores dificultades a las que se puede exponer los administradores son la falta de recursos económicos dentro de la comunidad, la falta de conocimiento o compromiso del comité de administración; la falta de comunicación e información para que los copropietarios entiendan su labor y su deber para respetar las normas comunitarias, la falta de experiencia o de conocimientos del mismo administrador, pero principalmente, el mayor problema suele ser la falta de comunicación entre el administrador y el comité.
9. ¿Cuáles son los errores más comunes de los administradores?
Las faltas más comunes que debe prevenir el comité de la comunidad, ante el rol del administrador, es que no se lleven de forma ordenada las cuentas del condominio o edificio, que existan problemas de gestión en la cobranza de los gastos comunes, que no exista una supervisión en terreno de parte de los responsables, y finalmente, que no exista cercanía entre esta organización o persona con los copropietarios o residentes de la comunidad.
Una forma de evitar estos errores es que el condominio cuente con un Software de Administración como Edifito, donde tendrán acceso a toda la información en tiempo real para supervisar que las tareas del administrador se estén cumpliendo en tiempo y forma.
10. ¿Cómo elegir correctamente un prestador de servicios de administración?
Si su condominio está buscando un nuevo administrador, le recomendamos fijarse en dos puntos fundamentales antes de elegir, la experiencia y las recomendaciones.
Dado que no existen requisitos académicos para desempeñarse como administrador es importante contar con un método para identificar quien está a la altura de tomar un rol de tal importancia en el condominio. La primera opción puede ser contratar una empresa de administración, pero estas suelen ser bastante costosas.
La opción que recomendamos nosotros es utilizar un sistema como Base de Administradores donde podrá recibir opciones de administradores validados para que ustedes entrevistan y finalmente seleccionen.
Es muy importante elegir a un responsable que trabaje con un sistema de software (como Edifito) que les permita tener mayor control de todas sus funciones dentro de la comunidad. Este tipo de servicios permitirá al administrador gestionar su rol dentro del condominio o edificio en tiempo real, en línea, y en un formato accesible para el comité en cualquier momento.
Además, permite la gestión ordenada del pago de gastos comunes, remuneraciones, y otro tipo de gastos dentro de la administración.
