La hoja que tu condominio deja de imprimir también cuenta
La hoja que tu condominio deja de imprimir también cuentaLa hoja que tu condominio deja de imprimir también cuenta. Claro, porque una comunicación, un gasto común o un documento que circula para ser firmado parecen trámites pequeños. Multiplicados por miles de comunidades, pueden abrir una oportunidad para ahorrar recursos, ordenar la administración y cuidar el entorno.
Son las siete de la tarde y falta una firma. El documento está listo, pero todavía hay que imprimirlo, encontrar a quien debe suscribirlo, escanearlo y enviarlo. Después vendrá otra tarea: guardar la versión definitiva y asegurarse de que nadie conserve una copia anterior.
La escena resulta familiar en muchos edificios y condominios. También revela una pregunta que rara vez aparece en las reuniones del comité: ¿cuántos recursos consume nuestra forma de administrar?
Cuando una comunidad conversa sobre sostenibilidad, suele pensar en reciclaje, iluminación o consumo de agua. Sin embargo, hay otra oportunidad en sus propias oficinas: revisar los trámites que se repiten todos los meses y el papel que utilizan.
El impacto que cabe en una hoja
Una hoja parece poco. Un aviso impreso para cada departamento también puede parecer razonable. Pero la cuenta cambia cuando se suman gastos comunes, comunicaciones, respaldos y documentos administrativos, mes tras mes.
Según los datos recopilados por Edifito, que opera con más de seis mil edificios y condominios en Chile, la digitalización de procesos ha permitido evitar la impresión de más de 520 millones de hojas de papel. La empresa asocia esta reducción a un ahorro de más de cinco millones de litros de agua y a emisiones evitadas equivalentes a más de 7,5 millones de kilos de CO₂.
Son cifras acumuladas que permiten mirar de otra manera una decisión cotidiana: enviar un documento digital en lugar de imprimirlo.
Guillermo Márquez, gerente de Tecnología de Edifito, plantea que estos efectos suelen pasar inadvertidos en la gestión diaria, pero adquieren relevancia al observar miles de comunidades y millones de documentos que dejan de requerir soporte físico.
Así, la administración también puede aportar al cuidado del entorno desde tareas tan habituales como distribuir los gastos comunes o comunicar una reparación.
El recorrido del documento también importa
Digitalizar exige mirar el proceso completo. Si un archivo nace en el computador, se imprime para circular y luego vuelve a escanearse, todavía existen pasos que conviene revisar.
La firma electrónica puede ayudar a simplificar algunos de esos recorridos. En Chile, la Ley N° 19.799 reconoce efectos jurídicos a los actos y contratos suscritos electrónicamente, con excepciones y exigencias que dependen del documento. Por eso, antes de reemplazar una firma presencial, corresponde revisar qué formalidades requiere cada trámite.
La oportunidad consiste en identificar dónde se acumulan las demoras: documentos que esperan una firma, versiones que circulan por distintos canales o antecedentes que nadie logra encontrar cuando se necesitan.
Una gestión digital bien organizada debe facilitar tanto el trámite como su seguimiento.
Menos papel, más claridad para los vecinos
El vínculo con los criterios ASG —Ambiental, Social y Gobernanza— también puede entenderse desde la vida cotidiana de una comunidad.
El componente ambiental aparece al reducir impresiones y consumos asociados. El social se fortalece cuando la información resulta accesible para los vecinos, considerando que algunos pueden necesitar apoyo para utilizar canales digitales. La gobernanza mejora cuando los documentos están ordenados y es posible consultar los antecedentes de una decisión.
Imaginemos otra escena: un vecino pregunta por un acuerdo de la última asamblea. La administración encuentra el acta, identifica la versión correspondiente y responde con un respaldo claro. Ese orden ayuda a construir confianza.
Marcelo Hernández, director de Actualiza Tu Reglamento, destaca que las comunidades forman parte importante de las ciudades y que sus decisiones administrativas también pueden contribuir a utilizar los recursos de manera más responsable.
Una comunidad más sostenible comienza con una decisión concreta
El primer paso puede ser sencillo: revisar qué se imprime, para qué y con qué frecuencia. Luego, definir qué procesos pueden digitalizarse, quién será responsable de mantener los registros y cómo accederán los residentes a la información.
La tecnología necesita acompañarse de reglas claras. Una plataforma facilita la gestión; un reglamento actualizado ayuda a ordenar la convivencia y las responsabilidades de la comunidad.
Edifito acompaña la administración de edificios y condominios con herramientas digitales para gestionar información y procesos cotidianos. ActualizaTuReglamento.cl complementa ese trabajo con asesoría para actualizar el reglamento de copropiedad conforme a la normativa vigente y a las necesidades de cada comunidad.
Si tu condominio busca avanzar hacia una administración más eficiente, ordenada y consciente de sus recursos, conoce las soluciones de Edifito y el apoyo de ActualizaTuReglamento.cl.
Volvamos a ese documento de las siete de la tarde. Revisar su recorrido puede ahorrar una impresión, una espera y una búsqueda posterior. Cuando ese cambio se convierte en hábito, la comunidad entera comienza a sentir la diferencia.
