Guía Práctica: cómo organizar las mantenciones del edificio paso a paso con EDIFITO

La nueva Ley de Copropiedad establece que el administrador es el responsable de las mantenciones del edificio o condominio. Esto significa que debe hacerse cargo de planificarlas, comunicarlas y verificar que estas se hagan.

Para los administradores puede ser complicado organizar todo lo que conllevan las mantenciones, en este blog, te daremos algunos conceptos claves y tips fundamentales para que las organices a la perfección.

¿Qué es una mantención?

Nunca está demás volver a los fundamentos básicos y es que súper necesario comprender el concepto correctamente. Una mantención (en otros países más conocido como mantenimiento) del edificio se refiere a las acciones destinadas a conservar el inmueble y prevenir su deterioro mediante el seguimiento, mejora, limpieza y restauración de sus espacios y estructuras.

¿Qué debemos tener en cuenta al organizar las mantenciones?

Evaluación de la infraestructura: Es importante evaluar constantemente las condiciones del inmueble para identificar problemas oportunamente.

Planificación de tareas: Una vez identificados las tareas que se deben llevar a cabo, es necesario priorizar por importancia, planificar los tiempos destinados y quién se hará cargo.

Consideraciones presupuestarias: Es importante tener en cuenta los factores financieros del edificio o condominio y crear estrategias de recaudación si es necesario.

Normativas y regulaciones: No olvides revisar las normativas actualizadas sobre la materia ya que podrás encontrar algunas restricciones, por ejemplo, el mantenimiento de ascensores debe hacerlo un proveedor certificado.

Tips para organizar las mantenciones eficazmente:

Registro de mantenciones: Define un sistema de registro claro y accesible. El software Edifito te permitirá llevar un registro completo, con recordatorios, gestión de contratos y mucho más.

Planificación estratégica: Es fundamental crear estrategias adaptadas al condominio con el que se trabaja, conociendo la vida útil de las instalaciones, identificando cuáles son imprescindibles para el funcionamiento del edificio y también, cuáles son los mejores horarios para llevar a cabo trabajos que puedan resultar molestos para copropietarios.

Contrata a profesionales calificados: No olvides escoger cuidadosamente a tus proveedores, revisando su experiencia y certificaciones. ¡Cuídate de las estafas!

¿Cómo organizar las mantenciones con EDIFITO?

Nuestro Módulo de Operaciones se convertirá en tu aliado a la hora de gestionar las mantenciones. A continuación, te describimos las herramientas que te ayudarán:

Calendario de mantenciones: En este podrás tener una vista general de las tareas de mantenimiento, las fechas establecidas y cuándo es necesario supervisar las instalaciones.
Registro de proveedores: Llevar un registro te facilitará encontrar el contacto de los proveedores con los que has trabajado antes y que te podrían ayudar en el futuro.
Recordatorios: ¡Qué no se te olvide nada! Establece recordatorios de mantenimiento y evaluación de las instalaciones o equipos.
Gestión de contratos: Edita, renueva o anula contratos con proveedores.

¿Cómo gestionar contratos de mantenciones?

Sigue la ruta: Operaciones > Mantenciones > Calendario de mantenciones > Contratos
Haz clic en el símbolo que corresponda
- Símbolo de ojo para visualizar el estado de un contrato
- Símbolo de lápiz para editar
- Símbolo de “X” para anular el contrato
- Símbolo de basurero para eliminar
- Símbolo de flecha curva para renovar el contrato
Ingresa los datos solicitados y guarda.

¿Cómo agregar datos en mantenciones?

La sección de Mantenciones te permitirá agregar nuevas instalaciones, proveedores, tareas de mantenimiento, recordatorios, etc. Esto te dará la flexibilidad necesaria para adaptar el módulo a tus necesidades y la del condominio. A continuación, la ruta que debes seguir.

Operaciones > Mantenciones > Calendario de mantenciones > Agregar Mantención
Haz clic en el símbolo + al lado del ítem donde quieras agregar un nuevo elemento
Ingresa los datos solicitados y guarda.

En Edifito tenemos soluciones flexibles para las necesidades de tu edificio o condominio. La sección de Mantenciones no solo simplificará la planificación y el control, también te permitirá ahorrar tiempo, contar con una base de datos para tus proveedores y con un calendario con recordatorios que será uno de tus mejores aliados. ¡Y todo en un solo lugar, sin salir de la plataforma!