La transparencia a la hora de manejar recursos es algo esencial para una eficaz administración de un edificio o condominio, y la manera de demostrarlo es entregando cada mes la llamada conciliación bancaria al comité de administración.

Así, la conciliación bancaria se establece como uno de los procesos fundamentales en la administración de edificios y condominios de nuestro país, siendo una herramienta que cada administrador debe conocer con detalle, para que su gestión sea eficiente y detallada.

¿Qué es la Conciliación Bancaria?

Es la comparación de los registros contables de entrada y salida de dinero directamente con el estado de cuenta que entrega la institución bancaria (bancos), de tal manera que los saldos y movimientos coincidan en ambas partes. Para realizar la Conciliación Bancaria se necesita contar con el estado de la cuenta bancaria y con el libro de movimientos día a día.

Aunque se recomienda efectuar el proceso de conciliación bancaria al finalizar el mes, se debe mantener el registro cada día. De esta forma, al final del período será más sencillo conciliar las cuentas.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

  • Encontrar problemas, desviaciones y alteraciones en las finanzas.
  • Corregir desviaciones para evitar alteraciones en el presupuesto.
  • Generar transparencia al justificar cada ingreso y egreso de la cuenta bancaria.
  • Tener registros contables actualizados al día.

Cabe destacar que el objetivo principal de la conciliación no es sólo encontrar la diferencias de montos, sino también identificar qué las ha generado.

¿Cómo hacer la conciliación bancaria?

Para comenzar a hacer una conciliación bancaria se requiere previamente tener:

  • La contabilidad del edificio o condominio al día.
  • El estado bancario del mes sobre el cual se quiere realizar la conciliación.
  • Y por último, la conciliación bancaria del mes anterior.

Lo primero que se debe hacer, es comparar los registros del estado de cuenta con cada uno de los registros contables que existen, validando que el saldo final sea el mismo en ambas partes. Aunque lo ideal es que todo cuadre perfectamente, esto no siempre es así, y se pueden encontrar las siguientes situaciones:

  • Cargos no reconocidos:

    En ocasiones por servicios bancarios como manejo de cuenta, sobre giro, etc.

  • Depósitos en tránsito:

    Ingresos con los que ya cuentan en los registros contables, pero aún no son procesados por el banco, por lo que no se dispone todavía de ese dinero.

  • Errores del banco:

    Aunque ocurren en pocas ocasiones, pueden suceder, por lo que hay que levantar el informe correspondiente a la institución bancaria.

Después de hacer los ajustes, se sugiere confirmar que el saldo final de los registros contables coincida con el saldo de la cuenta bancaria. Es decir, que la diferencia de saldos de $0.

De esta manera, hacer la conciliación bancaria puede ser algo burocrático, por la cantidad de tiempo que requiere, pero queda claro que es fundamental y esencial.‍

La tecnología, como aliada en la gestión

Contar con toda la información en línea permite a copropietarios, administradores y miembros del comité, revisar en cualquier momento y en cualquier lugar el detalle del gasto común, permitiendo una administración transparente.

Además de la transparencia, otra ventaja de usar un software de administración de edificios y condominios, es que los prorrateos se pueden dejar estipulados de forma fija en el sistema, evitando los típicos errores al utilizar planillas de cálculo.

¿Te gustaría probar nuestro software? Entonces te invitamos a agendar una demostración guiada o si prefieres, puedes ver nuestro video demostrativo.