Es común que entre el comité de administración y el administrador de un edificio o condominio ocurran conflictos o diferencias. Lo importante, al igual que en cualquier relación, es buscar soluciones y establecer formas de trabajo para evitar problemas futuros.
En el Blog de Edifito, queremos mostrarle algunos conflictos entre el comité y el administrador y, más importante aún, como solucionarlos.
Conflictos entre el comité y el administrador: Los 6 más comunes y como solucionarlos
1. El comité y el administrador podrían tener diferentes prioridades
A veces las prioridades del administrador son distintas a las prioridades del comité. Esto suele ocurrir cuando cualquiera de las partes le da menor valor a un item por desconocimiento sobre su real importancia. Algunas mantenciones, la contratación del personal o el nivel de profundidad con que se realiza la gestión contable son algunos ejemplos.
“A veces hay desconocimiento de la ley por parte de los Comités de Administración, como por ejemplo, en lo referente a la certificación de ascensores o la certificación de gases; temas que son prioritarios desde el punto de vista legal y que hay ocasiones en que, para la directiva, no lo son” explica el administrador de condominios, Daniel Zeltzer.
Solución:
La solución es mantener una comunicación fluida entre ambas partes. El administrador debe informar al comité sobre las prioridades que requiere la ley, mientras que los temas prioritarios de la comunidad deben comunicarse a la administración para que estos puedan resolverse con la urgencia que merecen.
2. Problemas en la comunicación entre el comité y el administrador del edificio
Muchas veces los conflictos nacen de una mala comunicación entre el comité y el administrador. Es común que el administrador entienda algo diferente a lo que realmente quiere el comité. La responsabilidad de estos mal entendidos recae en ambas partes. En una relación laboral o comercial es fundamental asegurarse de que lo entendido es efectivamente lo que se quería comunicar. En contraste, el emisor del mensaje debe asegurarse de que este haya sido comprendido de manera correcta.
Solución:
Mantener un sistema de comunicación donde las solicitudes y requerimientos al administrador queden respaldadas (por ejemplo el correo electrónico). También, asegurarse de que tanto el comité y el administrador entiendan lo mismo cuando llegan a un acuerdo. Finalmente, dejar por escrito todas las tareas también puede ayudar a evitar conflictos.
Básicamente, con mantener el orden e implementar procedimientos simples, se puede evitar o solucionar gran parte de los problemas de comunicación que generan conflictos entre el Comité y el administrador.
3. El administrador contrata un servicio sin un proceso transparente
El costo de las mantenciones suele ser un foco de conflictos entre el comité y el administrador de un edificio. Por esto, es fundamental que el administrador, al contratar servicios, tenga un procedimiento transparente y objetivo, donde cotice varios proveedores y presente las alternativas al comité para que en conjunto se tome la mejor alternativa para el condominio.
Lo que se debe evitar a toda costa es el “pituto” o basar las decisiones de contratación en favores o amistades, ya que el condominio podría amarrarse a un contrato poco favorable.
Solución:
La solución para que no se produzcan conflictos entre el comité y el administrador, es implementar un procedimiento formal, transparente y objetivo para la contratación de servicios. Por ejemplo, antes de firmar cualquier contrato, solicitar tres presupuestos para un mismo arreglo o mantención y revisar las condiciones del contrato en conjunto con el comité, no solo el precio. Si el comité decide que toda la responsabilidad de contratar la tenga el administrador, es bueno que este pueda explicar los argumentos sobre la elección de un proveedor.
4. El comité no está de acuerdo con el horario de trabajo del administrador
Cuando un Comité comienza su relación con un administrador es relevante dejar algunos temas claros y por escrito. Por ejemplo, sobre las características de la gestión, los deberes y el perfil del cargo. A diferencia de los conserjes, el personal de aseo y otros cargos contratados directamente por el condominio, la administración, es un servicio profesional que puede ser contratado a personas naturales o empresas.
La Dirección del Trabajo ha señalado en su jurisprudencia administrativa, en dictamen 2.924 de 11.06.84 que “…De esta forma, habitualmente la labor que desempeñan los administradores de edificios constituye un mandato civil y no una relación laboral que deba materializarse en un contrato de trabajo”.
Solución:
La solución es formalizar la relación con el administrador a través de un contrato de servicio, donde se puede especificar el tiempo que debe dedicar el administrador a visitas al condominio. La comunicación también es fundamental en esta etapa ya que el administrador debe dejar muy claro, en la etapa de negociación, el tiempo que estará en el edificio. Con estos sencillos pasos se pueden evitar conflictos entre el comité y el administrador.
5. El comité se hace cargo de las responsabilidades del administrador
Tener claro los roles y las funciones de cada parte es importante para evitar conflictos entre el comité y el administrador. En efecto, hay casos en que el Comité se dedica a ejecutar las tareas del administrador, es decir, el comité se dedica a administrar el edificio.
En líneas generales, el administrador es el ejecutante de las solicitudes del Comité y, a su vez, el Comité es el que debe controlar lo que el administrador está haciendo. El Comité debe fiscalizar que las prioridades se cumplan en tiempo y forma, siendo esta su principal función. En cambio el administrador es el que tiene que hacer que se ejecuten las prioridades, y armar una estrategia para gestionar el edificio.
Solución:
La solución a este problema pasa, en primera instancia, por una definición precisa del rol y las funciones del administrador, las cuales deben constar por escrito. Por otra parte, es relevante que el administrador actúe con diligencia ante las problemáticas de la comunidad, para evitar que el Comité decida actuar. La comunicación precisa y oportuna también es un apoyo importante para evitar este conflicto.
6. El administrador no se compromete con la cobranza de los gastos comunes en mora
Cuando hay morosos, el administrador debe realizar la gestión de cobrarles, justamente para que el Comité no tenga que intervenir. Pero hay casos en que el administrador hace lo mínimo en términos de cobranza. Si el copropietario no pagó sus gastos comunes a tiempo, el administrador envía una notificación y nada más. La falta de proactividad de algunos administradores en los temas de cobranzas suele generar conflictos entre el comité y el administrador de un edificio.
Solución:
Contar con un procedimiento para realizar la cobranza y llevar el control de los estados financieros del condominio son dos maneras en que el administrador y el comité, respectivamente, pueden aportar a evitar conflictos. Para facilitar estas tareas, contar con un software de administración de edificios como Edifito, puede ser un gran apoyo.
En resumen, cuando todas las partes, Administradores, Comité y Copropietarios, manejan y conocen la misma información, no debiesen haber mayores problemas. El hecho de que la información se entregue oportunamente y de manera transparente evita los conflictos entre el comité y el administrador, los malos entendidos y dolores de cabeza.
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